Zintegrowane
zarządzanie
wydatkami cz.1
Wiele przedsiębiorstw boryka się z optymalizacją procesów związanych z wydatkami. Głównym wyzwaniem jest poprawne ich skategoryzowanie. Odbywa się to z pomocą odpowiednich systemów i procedur, które zapewniają najbardziej efektywny sposób procesowania danego wydatku.
Pod uwagę należy wziąć wiele zmiennych, np. czy faktura powinna zostać zaksięgowana i zapłacona przez dział zobowiązań czy też w ramach zarządzania wydatkami służbowymi oraz jak wyczerpujący powinien być proces sporządzania zamówienia. Inną niejednoznaczną kwestią są wydatki w ramach podróży służbowych – czy powinny być przetwarzane w ramach działu HR, czy należy stworzyć dla nich odrębny proces. Równie ważna jest przyjęta polityka firmy w kwestiach takich jak akceptacja nowych dostawców, składanie zamówień i zarządzanie wydatkami.
Przyjmowanie Faktur i Rachunków
Konsolidacja i automatyzacja sposobu napływania i rejestrowania faktur i rachunków jest pierwszym krokiem w kierunku ulepszenia całokształtu procesu zarządzania wydatkami. Standardowo faktury i rachunki napływają do firmy w różnej formie; papierowej, jako pliki pdf, elektronicznie bezpośrednio od dostawcy oraz elektronicznie za pośrednictwem operatora lub z możliwością pobrania z dedykowanego portalu online.
Najmniej efektywną i niezawodną drogą napływania i sposobem rejestrowania faktur i rachunkówjest przyjmowanie ich w wersji papierowej. 10-15 lat temu przewidywano rychłe odejście od papierowych dokumentów, lecz prognozy te się nie spełniły i dokumenty w formie papierowej są niemal równie powszechne obecnie co niegdyś. Przyczynił się do tego fakt, że pomimo dobrych intencji, nie stworzony został żaden ekosystem sprzyjający rozwojowi fakturowania elektronicznego. Najłatwiejszą formą przesyłania faktur pomiędzy dwoma niezależnymi firmami nadal pozostaje tradycyjna droga wysyłki fizycznych dokumentów. Jeszcze łatwiejszą drogą dystrybucji wydaje się być wysyłanie emailem dokumentów zapisanych jako pdf, co również jest popularnym i nieco bardziej efektywnym rozwiązaniem. Niemniej jednak, faktura w formacie pdf nie jest tożsama z fakturą elektroniczną. Faktura elektroniczna sporządzona jest w określonym formacie kompatybilnym z oprogramowaniem do jej precyzyjnego odczytu. Faktura w formacie pdf również może zostać odczytana przez system, jednak z utratą dokładności i rzetelności w porównaniu do faktury elektronicznej. Kwestią problemową w przejściu na fakturowanie elektroniczne jest konieczność ujednolicenia formatu i kanału przesyłki dokumentów między nadawcą a odbiorcą, co wiąże się jednocześnie z odpowiednią konfiguracją rozwiązań technologicznych i dodatkowymi kosztami.
Jakie kroki można przedsięwziąć, aby zapewnić najbardziej efektywny sposób napływu faktur i rachunków? Jeśli jest się dużym i wpływowym kupcem, można pokusić się o nakłonienie wszystkich swoich dostawców do dołączenia do jednej platformy elektronicznego fakturowania. Niewiele firm posiada jednak tak silną pozycję. Równocześnie, nawet dla tego rodzaju przedsiębiorstw nie jest to dobra taktyka biznesowa, ponieważ skutkuje ona selekcją dostawców na podstawie ich gotowości do dostosowania się do narzuconych rozwiązań, zamiast na podstawie konkurencyjności ich oferty. Najlepszą metodą jest znalezienie rozwiązania zapewniającego dostawcom pewne pole manewru, niemniej jednak stanowczo zachęcającego do korzystania z rozwiązań fakturowania elektronicznego. Niektórzy dystrybutorzy usług oferujących fakturowanie elektroniczne zapewniają też zgodność operacyjną, dzięki której dana firma może przesłać dokumenty w jedno miejsce, niezależnie od ich formy. Dystrybutor następnie przekazuje je w odpowiedniej postaci do ich miejsca docelowego. Dla dostawców, którzy nie chcą przyjąć rozwiązań fakturowania elektronicznego, lub współpraca z nimi ma charakter jedno– lub kilkurazowy, opłaca się udostępnić możliwość skorzystania z przesyłania faktur w formacie pdf drogą mailową. Reasumując: warto spróbować przekonać i zachęcić swoich dostawców do przejścia na fakturowanie elektroniczne, przy jednoczesnym pozostawieniu furtki w postaci akceptowania faktur w formacie pdf. Niemniej jednak, należy usilnie odwodzić od posiłkowania się dokumentami papierowymi.
Przedsiębiorstwa korzystające z platform zaopatrzeniowych mogą zazwyczaj skorzystać z wystawiania faktur poprzez elektroniczne przetworzenie zamówienia. Oznacza to, że w momencie, gdy zamówienie zostanie zrealizowane (co zazwyczaj oznacza moment, w którym towar jest dostarczony zgodnie z zamówieniem), wówczas platforma generuje uwierzytelnioną fakturę, którą przekazuje do zapłaty do systemu księgowego. Efektywność takiego rozwiązania zależna jest od właściwych ustawień systemowych oraz od tego w jakim stopniu dostawy pokrywają się z zamówieniami. Wśród wielu różnych platform zaopatrzeniowych wyróżnić można Ariba, Jaegger, BasWare, Oracle czy Coupa. Tego typu platformy działają w pewnym stopniu jak sklepy internetowe, w których uwierzytelnieni dostawcy przedstawiają katalogi swoich produktów, w oparciu, o które klienci mogą składać zamówienia. Istnieją także platformy takie jak Tradeshift, które umożliwiają firmom ograniczenie się do wysyłania za ich pośrednictwem faktur, bez konieczności zamieszczania swoich katalogów produktów czy korzystania z rozwiązań dotyczących zamówień.
Samofakturowanie jest kolejnym ciekawym rozwiązaniem. W ramach niego, dostawca i klient muszą nawiązać umowę, która określa procedurę ich postępowania. Samofakturowanie polega na wystawianiu faktur przez klienta w oparciu o udokumentowane i potwierdzone wywiązanie się ze zobowiązań przez dostawcę. Najważniejszą zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność czasu, zapewnione spełnienie wymogów systemowych oraz fakt, że proces odbywa się zazwyczaj automatycznie. Jako że opracowanie systemu samofakturowania wymaga nakładów czasu i środków pieniężnych, rozwiązanie to zazwyczaj jest odpowiednie w odniesieniu do większych, stałych dostawców.Wydatki podczas delegacji służbowych lub innego rodzaju koszty poniesione przez pracowników dokonane poza standardową procedurą zakupów również muszą zostać zarejestrowane i rozliczone na podstawie faktur lub rachunków. Tradycyjnie proces ten odbywał się w oparciu o papierowe faktury lub paragony, które pracownik dostarczał księgowym w celu ich rozliczenia i zarchiwizowania. Obecnie wiele firm korzysta z rozwiązań, których funkcje umożliwiają uwierzytelnianie oraz księgowanie wydatków na podstawie przesłanych skanów lub zdjęć dokumentów. Przykładami takich narzędzi do użytku firmowego są Expensify, Concur i Webexpenses. Oferują one, między innymi, funkcje planowania i raportowania kosztów podróży służbowych, odczyt faktur za pomocą optycznego czytnika znaków (ocr) oraz integrowanie ich z systemami księgowymi.
Powyższe przykłady dowodzą, że faktury mogą być przyjmowane i rejestrowane na różne sposoby. Wybranie którejś z wymienionych metod jest ważną decyzją dla organizacji; czy warto udostępnić dostawcom wszystkie metody, czy zawęzić wachlarz możliwości? Zarówno elastyczność korzystania z wielu metod, jak i obniżenie kosztów dzięki ograniczeniu ilości dostępnych narzędzi ma szereg plusów i minusów.
