Narzędzia do automatyzacji rozliczania zobowiązań (AP) - czy korzystasz z nich właściwie?
W dzisiejszych czasach narzędzia do automatyzacji rozliczania zobowiązań stają się coraz bardziej popularne, i słusznie. W końcu mogą one zwiększyć efektywność procesów AP, a w rezultacie zaoszczędzić czas i pieniądze, które firma musi na nie przeznaczyć.
Jednak, jak już zapewne wywnioskowałeś po nagłówku tego artykułu, rzeczywistość nie jest wcale taka prosta, że wszystko zmieni się wraz z wprowadzeniem nowego oprogramowania do Twojej organizacji. Przynajmniej nie w takim stopniu, w jakim by mogło. Z tego względu, chcemy wskazać kilka, wartych naszym zdaniem uwagi, aspektów dotyczących wdrażania narzędzi do automatyzacji.
Nie powielaj
Miałeś już wcześniej proste rozwiązanie dla rozliczeń zobowiązań, a teraz zdecydowałeś się na bardziej zaawansowane narzędzie, ponieważ chcesz usprawnić proces księgowania? Powielanie niektórych rozwiązań z poprzedniego systemu w nowym może wydawać się czymś naturalnym. Spróbuj jednak tego unikać. Wdrożenie nowego systemu jest szansą na nowy początek, więc lepiej nie narzucać sobie sztucznych ograniczeń. Czasami nowe rozwiązania funkcjonują na zupełnie innych zasadach, więc próba powielania czegoś, co działało w starym systemie, może okazać się zupełnie niemożliwa, a nawet jeśli, to wymaga utworzenia złożonego systemu wyjątków i obejść. To z kolei może sprawić, że procesy nie staną się łatwiejsze, lecz jeszcze bardziej kłopotliwe niż wcześniej. Tworzenie nowego podejścia od podstaw może wydawać się trudnym zadaniem, jednak na dłuższą metę pozwoli lepiej korzystać z systemu i jego funkcji.
Dostosuj
Standardowe przypadki są najlepsze. Wszystko działa tak, jak powinno, faktury są księgowane automatycznie, a Ty oszczędzasz zarówno czas jak i pieniądze. Ale zaraz, dlaczego dokumenty od tego dostawcy zawsze się blokują i wymagają ręcznego zatwierdzenia dodatkowego kosztu palet czy różnic cenowych, mimo że nadal mieści się to w granicach naszej umowy z nim? Najprawdopodobniej dlatego, że wprowadziłeś tylko ogólny zestaw procedur obowiązujących w Twojej firmie. Jest to dobre rozwiązanie, ale tylko wtedy, gdy pojawią się wyjątki, które należy wprowadzić ręcznie, a automatyzacja przestaje być tak automatyczna, jakbyś tego oczekiwał. Jednak w większości przypadków można tego łatwo uniknąć, dostosowując swoje ustawienia. W omawianym przykładzie można więc skonfigurować dodatkowe, szczegółowe procedury dotyczące dostawcy. Zmiany mogą być wprowadzane w obu kierunkach, więc w zależności od przypadku można je uczynić bardziej lub mniej restrykcyjnymi. Będzie to wymagało poświęcenia dodatkowego czasu, ale dzięki temu zaoszczędzisz go w przyszłości.
Kontroluj proces
Ok, wprowadziliśmy nowy system, ustaliliśmy wszystkie zasady, wszystko działa tak, jak powinno. Ale dlaczego rok po wprowadzeniu nowego systemu wskaźniki KPI są gorsze niż na początku? Najprawdopodobniej powodem są nieustannie zachodzące zmiany. Środowisko biznesowe jest bardzo zmienne, więc nawet jeśli faktury od konkretnego dostawcy były zaksięgowane automatycznie w przeszłości, mogą teraz już nie być, ponieważ firma mogła zmienić sposób ich wystawiania. Dlatego nie należy zostawiać systemu samemu sobie, lecz monitorować proces, żeby mieć pewność, że nie trzeba wprowadzić jakichś zmian - zmienić layouty, wprowadzić wyjątki, zmienić limity. Lista jest długa.
Bądź na bieżąco z nowościami
Narzędzia automatyzacji zmieniają się na przestrzeni czasu. Są udoskonalane, wprowadzane są ulepszenia, a eliminowane są niedociągnięcia. Kto wie, może któraś z tych zmian mogłaby znacząco usprawnić Twój proces? Dlatego powinieneś na bieżąco śledzić informacje dotyczące automatyzacji, z której korzystasz. Dzięki temu będziesz mógł w pełni wykorzystać możliwości systemu. W dodatku unikniesz zaskoczenia, gdy zobaczysz nowe przyciski lub layouty, co jest dodatkową korzyścią.
Ćwicz, ćwicz i jeszcze raz ćwicz
Wdrożenie przebiegło sprawnie, ale wyniki nadal mierne? Jeśli tak jest, to prawdopodobnie można lepiej przeprowadzić szkolenie dla użytkowników. Nawet najlepsze narzędzie automatyzacji wymaga, aby jego operatorzy wiedzieli, jak z niego korzystać. Tylko wtedy będzie ono działało w pełni swoich możliwości. Dlatego tak ważne jest zapewnienie odpowiedniych materiałów szkoleniowych i zorganizowanie wystarczającej ilości godzin szkoleń, tak by użytkownicy, którzy będą korzystać z oprogramowania, czuli się z nim komfortowo. Należy także pamiętać, że nowe narzędzia są zaawansowane do tego stopnia, że najlepszym sposobem byłoby podzielenie szkolenia na odzielne sesje. W ten sposób użytkownicy mogą nauczyć się tego, co jest odpowiednie dla ich codziennej pracy i nie zostaną przytłoczeni ilością informacji.
Wniosek? Automatyzacja AP jest świetna, ale należy się do niej dobrze przygotować i być może warto skorzystać z pomocy z zewnątrz, aby ułatwić ten proces. My w EFF mamy doświadczenie w pracy z wieloma rozwiązaniami zintegrowanymi z różnymi systemami ERP, więc wiemy, czego szukać i jak skutecznie z nich korzystać. Oferujemy także codzienne procesowanie, gdyż może podczas wdrażania nowego narzędzia zdecydujesz się na pełny outsourcing zobowiązań, aby jeszcze bardziej zwiększyć oszczędności?
Mamy nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie przydatny i wiesz już, na co zwracać uwagę. Jeśli miałbyś ochotę dowiedzieć się czegoś więcej o EFF, nie zwlekaj i skontaktuj się z nami. A jeśli chodzi o dostępne narzędzia na rynku, szczerze polecamy MediusFlow, który jest bardzo skutecznym narzędziem do automatyzacji procesów AP.